Politique de confidentialité

Dernière mise à jour: 15 juillet 2026

La présente Politique de confidentialité explique comment VAT EPR EXPERT FRANCE collecte et utilise les données personnelles via son site, sa plateforme, ses formulaires, ses communications et ses services.

1. Qui nous sommes

Responsable de traitement:: VAT EPR EXPERT FRANCE
SIREN:: 920 400 462
Siège social:: 223 Avenue Émile Counord, 33300 Bordeaux
E-mail:: contact@veefconsulting.com

Pour toute question relative à la présente Politique de confidentialité ou pour exercer vos droits, contactez-nous à contact@veefconsulting.com.

2. Notre rôle au regard de la réglementation sur la protection des données

Pour les visiteurs du site, les prospects, les clients, les fournisseurs et les contacts professionnels, VAT EPR EXPERT FRANCE agit généralement en tant que responsable de traitement. Cela signifie que nous décidons des finalités et des moyens du traitement des données personnelles pour des objectifs tels que répondre aux demandes, mettre en route les clients, réaliser les prestations de conformité, émettre les factures, gérer les risques et respecter nos obligations légales.

Pour certaines activités de traitement liées à la plateforme ou à l'exploitation, nous pouvons agir en tant que sous-traitant lorsque nous traitons des données personnelles strictement pour le compte d'un client et selon ses instructions documentées. Cela dépend du contrat de service, du mandat ou de l'accord de traitement des données en place.

Lorsque nous agissons comme représentant fiscal, représentant mandaté REP, déposant, agent ou prestataire de conformité, nous pouvons aussi traiter certaines données en tant que responsable de traitement indépendant, car nous devons respecter nos propres obligations légales, réglementaires, fiscales, comptables, de gestion des risques et de preuve.

S'il existe un accord signé avec un client, cet accord prévaut sur la présente Politique de confidentialité générale pour la relation de traitement concernée.

3. Données personnelles que nous collectons

Selon votre relation avec nous, nous pouvons collecter les catégories de données suivantes :

Données de mise en route client

Informations sur la société.
Informations sur les dirigeants, mandataires, actionnaires ou représentants lorsqu'elles sont nécessaires à la mise en route.
Documents d'identité lorsqu'ils sont requis pour la représentation, les procédures d'habilitation, le KYC, la LCB-FT ou les contrôles de risques.
Mandats, procurations et documents signés.
Numéros d'identification fiscale, numéros de TVA, numéros EORI, numéros IDU / IDU et autres identifiants de conformité.
Informations de facturation et de paiement.
Notes d'évaluation des risques.

Données des prestations de conformité

Exports de marketplaces et données de transactions.
Factures et avoirs.
Documents d'importation et de douane.
Données de classification des produits, des emballages et de la REP.
Correspondance avec les administrations fiscales, les administrations douanières, les marketplaces et les éco-organismes.
Historique des dépôts, déclarations, références de paiement et justificatifs.
Actions des utilisateurs dans VAT EPR EXPERT FRANCE.

Données de compte plateforme

Identifiants de connexion ou identifiants d'authentification.
Permissions des utilisateurs.
Journaux d'activité du compte.
Fichiers téléversés.
Demandes d'assistance.
Journaux de sécurité et d'accès.

Données des fournisseurs et partenaires

Coordonnées de contact.
Informations contractuelles.
Coordonnées bancaires lorsqu'elles sont nécessaires au paiement.
Historique des communications.

Nous ne collectons pas intentionnellement de données de catégories particulières via le site public. Si un utilisateur transmet des informations sensibles inutiles, nous pouvons les supprimer ou les conserver uniquement lorsque cela est requis pour traiter une question légale, de conformité ou de preuve.

4. Comment nous collectons les données personnelles

Nous collectons les données personnelles :

Directement auprès de vous, lorsque vous soumettez un formulaire, créez un compte, nous contactez, signez un mandat ou téléversez des documents.
Auprès de votre société, de votre marketplace, de votre expert-comptable, de votre agence, de votre prestataire logistique ou de votre contact habilité.
Auprès des registres publics et des bases de données officielles, lorsque cela est nécessaire à la vérification.
Auprès des administrations fiscales, des administrations douanières, des éco-organismes, des marketplaces et des prestataires de services dans le cadre de l'exécution de nos prestations.
Automatiquement via les journaux du site, les outils de sécurité et les cookies.

5. Pourquoi nous utilisons les données personnelles

Finalité	Exemples	Base légale
Répondre aux demandes	Formulaires de contact, demandes de devis, e-mails	Intérêt légitime ou démarches précontractuelles
Mise en route client	KYC, vérification des mandats, éligibilité au service, examen des risques	Contrat, intérêt légitime, obligation légale
Fourniture des services	Immatriculation à la TVA, représentation fiscale, immatriculation REP, dépôts, contrôles, assistance	Contrat, obligation légale, intérêt légitime
Accès à la plateforme	Comptes utilisateurs, permissions, documents téléversés, assistance	Contrat, intérêt légitime
Facturation et comptabilité	Factures, suivi des paiements, écritures comptables	Contrat, obligation légale
Conformité et gestion des risques	Prévention de la fraude, vérifications de solvabilité, dossiers de preuve, contrôles internes	Obligation légale, intérêt légitime
Correspondance avec les autorités et les tiers	DGFiP, douane, éco-organismes, marketplaces, prestataires logistiques	Contrat, obligation légale, intérêt légitime
Marketing auprès des contacts professionnels	Actualités B2B, informations pertinentes sur les services, e-mails de réactivation	Intérêt légitime, avec possibilité d'opposition
Newsletter	Abonnement facultatif	Consentement
Analyse d'audience et amélioration du site	Mesure d'audience, performance des formulaires, diagnostics techniques	Consentement ou intérêt légitime selon la configuration de l'outil
Présélection de produits assistée par IA	Extraction des caractéristiques observables du produit à partir d'une description ou de pièces jointes transmises au vérificateur public d'éligibilité REP ; les utilisateurs sont invités à ne pas inclure d'informations personnelles ou confidentielles	Intérêt légitime à fournir l'outil de présélection demandé
Sécurité	Journaux, contrôle d'accès, prévention des abus, investigation d'incidents	Intérêt légitime, obligation légale

6. Marketing B2B

Nous pouvons envoyer des communications professionnelles pertinentes à des contacts professionnels lorsque le message se rapporte à leur fonction, leur société ou leur activité professionnelle.

Vous pouvez vous opposer au marketing B2B à tout moment en utilisant le lien de désabonnement présent dans nos e-mails ou en nous contactant à contact@veefconsulting.com.

Si nous envoyons une newsletter fondée sur le consentement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

Nous ne vendons pas de données personnelles à des annonceurs.

7. Cookies et technologies similaires

Nous pouvons utiliser des cookies et des technologies similaires sur le site et la plateforme.

Cookies nécessaires

Ces cookies sont indispensables au fonctionnement du site ou de la plateforme. Ils peuvent être utilisés pour la sécurité, l'authentification, la gestion de session, le stockage du consentement, la répartition de charge ou la mémorisation des préférences d'interface. Ils ne nécessitent pas de consentement lorsqu'ils sont strictement nécessaires.

Cookies d'analyse d'audience

Les cookies d'analyse d'audience nous aident à comprendre l'utilisation du site et à améliorer le contenu, la navigation et la conversion. Si la configuration d'analyse d'audience n'est pas exemptée de consentement au sens des règles de la CNIL, nous demandons le consentement avant de déposer ces cookies.

Cookies marketing et de suivi

Les cookies de marketing, de reciblage, de publicité, de réseaux sociaux, les pixels de suivi, le rejeu de session ou les technologies similaires ne sont déposés qu'avec un consentement préalable.

Choix relatifs aux cookies

Lorsque des cookies d'analyse facultatifs sont activés, notre outil de gestion des cookies vous permet de les accepter ou de les refuser avant leur dépôt. Le refus n'affecte pas l'accès au site. Vous pouvez rouvrir les paramètres des cookies à tout moment pour modifier votre choix. Nous conservons ce choix pendant six mois au maximum avant de vous interroger à nouveau.

8. Qui reçoit les données personnelles

Les données personnelles peuvent être partagées avec :

Les utilisateurs internes habilités.
Les prestataires d'hébergement, de base de données, de stockage de fichiers, d'e-mail, d'authentification, d'analyse d'audience, de CRM, de facturation, de paiement et d'assistance.
OpenAI, lorsqu'un visiteur choisit l'extraction de caractéristiques assistée par IA dans le vérificateur public de produits REP.
Les administrations fiscales, les administrations douanières, les éco-organismes, les services liés à l'ADEME et d'autres organismes publics compétents.
Les marketplaces, les prestataires logistiques, les commissionnaires en douane et les agences partenaires lorsque cela est nécessaire au service.
Les conseils professionnels, les assureurs, les auditeurs, les avocats et les prestataires comptables.
Les tribunaux, les régulateurs ou les autorités lorsque la loi l'exige ou pour défendre nos droits.

Nous imposons aux prestataires de protéger les données personnelles et de ne les traiter que pour des finalités autorisées.

9. Transferts internationaux

Certains prestataires peuvent traiter des données personnelles en dehors de l'Espace économique européen.

Lorsque cela se produit, nous mettons en œuvre des garanties appropriées telles qu'une décision d'adéquation, des clauses contractuelles types, des mesures techniques et organisationnelles supplémentaires, ou un autre mécanisme de transfert licite.

10. Durée de conservation des données personnelles

Nous conservons les données personnelles uniquement le temps nécessaire à la finalité concernée, à l'obligation légale, au délai de prescription ou à l'exigence de preuve.

Durées de conservation indicatives :

Catégorie de données	Durée de conservation
Demandes de contact via le site	3 ans après le dernier contact, sauf si une relation client débute
Données de prospects B2B	3 ans après le dernier contact significatif
Données de compte client	Durée de la relation, puis jusqu'à 5 ans (délai de prescription commerciale)
Dossiers de conformité et justificatifs de dépôt	10 ans, conformément aux durées de conservation fiscales et comptables françaises
Pièces comptables et de facturation	10 ans à compter de la clôture de l'exercice
Contrats et mandats	Durée de la relation, puis 5 ans (délai de prescription français)
Documents d'identité et KYC	5 ans après la fin de la relation (règles de lutte contre le blanchiment)
Tickets d'assistance	3 ans après clôture
Journaux de sécurité	6 à 12 mois, sauf si nécessaires à un incident
Descriptions et pièces jointes du vérificateur REP	Non conservées par VAT EPR EXPERT FRANCE. Lorsque l'extraction assistée par IA est activée, OpenAI peut conserver des journaux de surveillance des abus contenant le contenu transmis pendant 30 jours au maximum, sauf si des contrôles de données approuvés différents s'appliquent.
Enregistrements de consentement aux cookies	Jusqu'à 6 mois, puis nouvelle demande

Nous pouvons conserver certaines données plus longtemps lorsque la loi, une demande d'autorité, un litige, un audit, un contrôle fiscal, un contrôle REP l'exigent, ou pour constater, exercer ou défendre des droits en justice.

11. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données personnelles contre tout accès, altération, divulgation, perte ou destruction non autorisés.

Ces mesures peuvent inclure :

Des contrôles d'accès et des permissions par rôle.
L'authentification et la protection par mot de passe.
Le chiffrement en transit.
La journalisation et la surveillance.
Des sauvegardes.
Une diligence raisonnable sur les prestataires.
Des restrictions d'accès internes.
Des obligations de confidentialité pour le personnel et les sous-traitants.

Aucun système n'est parfaitement sûr. En cas de violation de données personnelles et lorsque la notification est légalement requise, nous notifierons l'autorité compétente et les personnes concernées dans les conditions prévues par la loi applicable.

12. Vos droits

Sous réserve des conditions légales, vous pouvez disposer des droits suivants :

Droit d'accès.
Droit de rectification.
Droit à l'effacement.
Droit à la limitation du traitement.
Droit d'opposition.
Droit de retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur le consentement.
Droit à la portabilité des données lorsque cela s'applique.
Droit de définir des directives relatives à vos données après votre décès, en application du droit français.

Pour exercer vos droits, contactez-nous à contact@veefconsulting.com.

Nous pouvons demander une preuve d'identité si nécessaire pour traiter votre demande en toute sécurité.

Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL :

Autorité:: Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés
Adresse:: 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, France
Site web:: https://www.cnil.fr

13. Décision automatisée

Nous n'utilisons pas les données personnelles collectées via le site public pour prendre des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires sur les personnes.

Si cela change, nous mettrons à jour la présente Politique de confidentialité.

14. Responsabilité du client sur les données téléversées

Les clients doivent veiller à ce que toute donnée personnelle qu'ils téléversent ou nous transmettent soit licite, pertinente, exacte et nécessaire au service.

Les clients ne doivent pas téléverser de données sensibles inutiles. Lorsque les données du client comportent des données personnelles relatives à des clients, des salariés, des dirigeants, des transporteurs, des fournisseurs ou d'autres tiers, le client est responsable de s'assurer qu'il a le droit de partager ces données avec nous pour le service demandé, sauf disposition contraire de notre accord.

15. Modifications de la présente Politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité pour refléter les évolutions de nos services, de nos outils, de nos prestataires, de nos obligations légales ou de nos processus internes.

La dernière version sera toujours disponible sur cette page.