CESOP: lo que Hacienda ya ve de tus cobros

CESOP nace de dos instrumentos adoptados juntos en febrero de 2020: la Directiva (UE) 2020/284 del Consejo, que introdujo la obligación de registro para los proveedores de servicios de pago como artículos 243 ter a 243 quinquies de la Directiva del IVA, y el Reglamento (UE) 2020/283 del Consejo, que creó el sistema central y las reglas de intercambio. Ambos se aplican desde el 1 de enero de 2024, así que los primeros datos trimestrales llegaron a finales de abril de 2024.

No es un impuesto, ni una declaración, ni un registro. Nada en ello pide nada al vendedor. Es una obligación de información para bancos, adquirentes de tarjetas, entidades de dinero electrónico y otros proveedores de pago, y su resultado es una única base de datos europea de registros de pagos transfronterizos que las administraciones tributarias pueden consultar.

Eso lo convierte en la capa de control que sostiene todo lo demás de este sitio. Las reglas del proveedor presunto deciden quién liquida el IVA; CESOP es cómo una administración advierte que quien debía haberlo liquidado nunca lo hizo.

El detonante está en el artículo 243 ter de la Directiva del IVA. Un proveedor de servicios de pago debe llevar registros cuando, en un trimestre natural, preste servicios de pago correspondientes a más de 25 pagos transfronterizos al mismo beneficiario. Un pago es transfronterizo cuando el ordenante está situado en un Estado miembro y el beneficiario en otro Estado miembro, en un territorio tercero o en un tercer país.

Veinticinco por trimestre es un listón muy bajo, y es lo que los vendedores calculan peor. Son unos dos pedidos por semana. Cuenta pagos, no importes, así que quien vende barato lo alcanza antes que quien vende caro. En la norma no hay ningún mínimo por cuantía.

El recuento se hace por proveedor, por Estado miembro y por identificador, como un IBAN. Cuando el proveedor sabe que el beneficiario tiene varios identificadores, cuenta por beneficiario. De ahí dos consecuencias: cada proveedor cuenta solo su propio flujo, de modo que un vendedor por debajo de 25 en cada uno de sus tres proveedores puede estar muy por encima en realidad; y repartir los cobros entre cuentas no es una salida, porque el proveedor agrega los identificadores que conoce.

Conviene desmontar pronto esta idea. Los vendedores razonan a menudo que, si el dinero nunca toca un banco de la UE, ninguna entidad europea tiene nada que declarar. La norma está construida justo al revés.

El artículo 243 ter, apartado 3, exime al proveedor del ordenante de llevar el registro solo cuando al menos uno de los proveedores del beneficiario está situado en un Estado miembro, ya que ese proveedor declarará en su lugar. Cuando todos los proveedores del beneficiario están fuera de la UE, esa exención no aplica y son los proveedores del lado del ordenante, es decir los bancos y adquirentes de tarjetas de los compradores, quienes conservan y declaran los registros.

Cuanto más lejos de la UE cobra un vendedor, más probable es que la declaración ocurra del lado del comprador, donde él no tiene ni visibilidad ni control. El mismo apartado añade que los proveedores del ordenante computan esos pagos en su propio umbral en cualquier caso.

El artículo 243 quinquies fija el contenido, y la lista identifica más de lo que la mayoría espera. Incluye el nombre o razón social del beneficiario tal como consta al proveedor, cualquier número de identificación a efectos de IVA u otro número fiscal nacional del beneficiario si está disponible, el IBAN u otro identificador que sitúe al beneficiario, y el identificador de su propio proveedor de pago. Junto a ellos van los datos de los pagos, incluidas las devoluciones.

Dos de esos campos hacen el trabajo analítico. El del número fiscal permite a una administración enlazar los datos de pago con un registro de IVA, o advertir que no hay ninguno con el que enlazarlos. Los identificadores de ubicación le permiten decidir qué Estado miembro debería haber recibido el impuesto.

La ubicación se determina de forma mecánica, no según lo que el vendedor diga de sí mismo. Conforme al artículo 243 quater, la del ordenante sigue el IBAN de la cuenta de pago o, en su defecto, el identificador del proveedor que actúa por él, y la del beneficiario sigue la misma lógica. Dónde diga una empresa que está establecida no influye en dónde la sitúan sus pagos.

Lo que no se recoge también importa, y la Comisión es explícita: solo se transmiten datos de beneficiarios por encima del umbral, junto con los importes recibidos. La información sobre los consumidores que pagaron y sobre la finalidad de cada pago no forma parte de la transmisión. CESOP muestra quién recibió dinero europeo y desde dónde, no qué compró nadie.

Los proveedores remiten los registros a su Estado miembro a más tardar al final del mes siguiente al trimestre natural, mediante un formulario electrónico normalizado, conforme al artículo 24 ter del Reglamento (UE) n.º 904/2010. Los Estados miembros alimentan el sistema central y los datos permanecen en CESOP cinco años desde el final del año de transmisión. Los propios proveedores conservan sus registros tres años naturales.

El acceso es deliberadamente estrecho. Se limita a los funcionarios de enlace de Eurofisc con identificación personal de usuario de CESOP, y solo cuando el acceso guarda relación con una investigación por sospecha de fraude del IVA o sirve para detectarlo. No es una base que consulte cualquier funcionario y no se publica en ningún sitio.

El efecto práctico es una mirada atrás de cinco años. Quien regularice su situación en 2027 debe asumir que el historial de pagos de años anteriores sigue siendo visible, lo que cambia el cálculo de una declaración voluntaria: la elección rara vez está entre ser visto y no serlo, sino entre explicar el desfase primero o responder por él después.

La forma más común de acabar en el lado equivocado de esto no es el fraude. Es un vendedor que concluye que, como el marketplace ya paga el IVA de sus ventas, su registro local sobra, y lo cierra.

Pero ese registro no solía estar ahí por las ventas del marketplace. Estaba porque el vendedor importa, tiene stock, mueve sus propios bienes entre Estados miembros o vende por canales que el marketplace no facilita. Esas operaciones siguen después de la baja, lo que las convierte en operaciones no declaradas, y el IVA soportado que antes era recuperable queda atrapado. Qué obligaciones sobreviven a la regla del marketplace lo detallamos en si Amazon cobra el IVA, ¿necesitas registro de IVA?, y la regla en sí en IVA de marketplaces: proveedor presunto.

Lo que CESOP añade es la detección. Una empresa sin registro en un país que recibe pagos de consumidores de ese país trimestre tras trimestre es exactamente el patrón que el sistema se diseñó para hacer aflorar. Lo que antes era invisible hoy es una consulta.

No hay nada que presentar, así que el trabajo consiste íntegramente en asegurarte de que tu posición coincide con lo que los datos de pago ya muestran. Es un ejercicio de conciliación, y conviene hacerlo antes de que lo haga otro por ti.

Si aparece un desfase, afróntalo de forma deliberada y no discreta. Rectificar una declaración, registrarse tarde o hacer una declaración voluntaria son posiciones mejores que tener que explicar cinco años de historial de pagos. Contacta con nuestro equipo de IVA con los países de los que recibes pagos y los registros que tienes, y te diremos dónde no encajan. Nuestro servicio de declaraciones de IVA cubre la parte de presentación una vez aclarada la posición.